Секретарь (офис-менеджер, руководитель или делопроизводитель) — это лицо, ответственное за обработку документов и организацию работы высшего руководства компании. Они являются «правой рукой» директора и «лицом компании». Он — незаменимый сотрудник, организующий документы, координирующий и проводящий встречи, общающийся с бизнесом.
Деятельность любой организации связана с огромным потоком бумажной работы, и без референта в ней может возникнуть хаос, работа будет парализована, важные контракты будут утеряны, а компания понесет убытки. В обычной компании за порядок в делопроизводстве отвечают один или два клерка. Однако в крупных холдингах за эту задачу может отвечать целый отдел (секретариат). В любом случае, обязанности секретариата схожи с обязанностями секретаря в исполнительном аппарате.
Секретари — это сотрудники, которые общаются с людьми от имени компании. Они отвечают на звонки посетителей и принимают телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу большое внимание уделяется внешнему виду (опрятности) и коммуникативным навыкам потенциальных сотрудников. Особых требований к обязанностям секретарей не существует. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными или материальными. Это зависит от того, какие правила были нарушены и какой ущерб был нанесен. В обязанности секретаря руководителя входит ведение реестра входящих документов, составление писем директорам, организация встреч и многое другое. Секретарские обязанности являются ключевой частью должностной инструкции для конкретной должности. Он содержит перечень конкретных инструкций, которые необходимо соблюдать, а также требования, права, обязанности и общие условия работы. Не следует думать, что позиция прямолинейна и не требует нюансов.
Что же представляет собой классическая должностная инструкция секретаря?
В двух словах, это сводится к следующим основным рекомендациям: административная поддержка управленческой деятельности, получение и перераспределение корреспонденции, обработка полученных писем по мере необходимости, подготовка и отправка ответов. Администрирование офиса, сбор и обработка информации, необходимой руководству. Секретарь получает документы от сотрудников и представляет их руководителю на подпись и проверку. Подготовка к совещаниям и ведение протоколов. Закупка канцелярских принадлежностей и других предметов, связанных с бизнесом. Организовывать приемы для сотрудников и других посетителей. Выполнение различных поручений. Помимо прочего, невозможно надлежащим образом выполнять обязанности секретаря без глубокого знания внутренней структуры компании, операционных процедур и правил. Даже если у них есть проблемы в личной жизни или им не хватает сна, секретари не имеют права расслабляться. Секретари не имеют права опаздывать. Босс не может обойтись без помощи секретаря.
Зачем пользоваться услугами кадрового агентства?
Наш многолетний опыт подбора персонала для больших и малых компаний означает, что мы можем найти нужного человека для вашей компании и необходимой вам секретарской работы в кратчайшие сроки.
Богатый и уникальный пул кандидатов, понимание должностных обязанностей секретаря и четкость функций — все это позволяет нам быстро и точно отбирать специалистов высокого уровня.
Опыт.
За годы работы по подбору персонала нам удалось найти множество компетентных секретарей для широкого спектра проектов. В следующих разделах вы можете ознакомиться с реальным опытом и примерами из практики.
Нажмите на кнопку, чтобы подать заявку на должность секретаря.
